5 Gründe warum Du eine Projektmanagement Software brauchst

In meinem Business nutze ich ein paar wenige Tools um mich zu organisieren, aber ein Tool ist besonders wichtig und regelt etwa 80% meines Workflows. Meine Projektmanagement Software der Wahl ist mittlerweile ClickUp. Vorher habe ich Asana genutzt, aber bin dort schnell an meine Grenzen gestoßen, weil einfach ein paar Funktionen nicht vorhanden waren oder einfach nochmal eine extra Gebühr erfordert hätten.

Ich bin davon überzeugt, dass jeder Solopreneur oder jemand mit einem Team, eine Projektmanagement Software braucht. Eine einfach To Do Liste und ein Kalender reichen einfach nicht um wirklich produktiv und effektiv arbeiten zu können. Man verzettelt sich dauernd und arbeitet oft ziellos. Vielleicht fühlt sich das erstmal gut an, weil man ja beschäftigt ist, aber es gibt einen Unterschied zwischen beschäftigt und produktiv sein.

Was ist eine Projektmanagement Software?

Eine Projektmanagement Software hilft Dir so ziemlich jeden Bereich in Deinem Business zu organisieren. Angefangen bei der Kundenbetreuung bis hin zum Marketing kannst Du wirklich alles damit organisieren. Wenn die Software gut ist wohlgemerkt und so funktioniert wie Dein Kopf tickt. Die einen müssen sich visuell organisieren mit Farben, Boards oder Labels. Wieder anderen reicht eine Liste oder eine Kalenderansicht.

In ClickUp kann ich in jedem Projekt zwischen den Ansichten Liste, Kalender und Board wechseln. Zudem kann ich noch einiges anderes machen damit, aber das spare ich mir für einen anderen Artikel. Es gibt enorm viele Anbieter von dieser Art von Software mittlerweile. Asana hatte ich ja schon erwähnt Vielleicht kennst Du ja auch Meistertask, Trello oder Monday.com.

Jedes System hat seine Vor- und Nachteile, wobei ich ehrlich sagen muss, dass ich bei ClickUp noch keinen einzigen Nachteil gefunden habe und das ist wirklich ungewöhnlich für mich. Normalerweise finde ich immer etwas bei jeder Software das mir bzw. meiner Denkweise fehlt. ClickUp funktioniert aber ganz so wie mein Hirn sich organisieren will. Es ist einfach perfekt.

Aber jetzt mal Klartext. Wofür brauchst Du wirklich eine Projektmanagement Software? Vielleicht denkst Du als Solopreneur ist doch alles recht einfach zu organisieren oder vielleicht hast Du auch nicht so viele To Do je nachdem wie Dein Business aufgebaut ist. Ich denke aber, dass jeder sich gut organisieren muss, gerade als Solopreneur und völlig egal wie komplex das Business aufgebaut ist.

01 | Spart Zeit

Ist Dein System erstmal komplett eingerichtet, was ein paar Tage manchmal in Anspruch nehmen kann, spart das System Dir Unmengen an Zeit. Deswegen nimm Dir die Zeit vorweg, damit Dein System später genau so läuft wie Du es brauchst um alles im Blick und im Griff zu behalten.

Du wirst dann jeden Tag wissen was zu tun ist und nicht erstmal Zeit verschwenden müssen mit To Do Listen schreiben oder den Kalender durchforsten. Du siehst sofort beim Öffnen der App woran Du arbeiten musst und abends kannst Du in nur wenigen Minuten Deinen nächsten Tag plane.

Das große Ganze zu planen, sprich weit im Voraus zu planen, ist auch super einfach mit einem solchen Tool. Ich z.B. plane viele Dinge monats- oder quartalsweise. Das allein spart schon eine Menge Zeit und man weiß immer auf was für ein Ziel man hinarbeitet.

02 | Produktivität steigt

Apropos Ziel. Wer ein Ziel im Business hat und einen genauen Plan, der kann produktiv arbeiten. In meinem Fall hat es die Produktivität derart gesteigert, dass meine Produktentwicklung von 3 Monaten auf einen Monat geschrumpft ist. Ich kann deutlich schneller auch Kundenprojekte abschließen und somit auch mehr Kunden annehmen ohne auszubrennen.

Morgens genau zu wissen was wichtig ist, hilft mir sehr direkt ins schaffen zu kommen. Ich kann ohne lang zu überlegen einfach loslegen. Meine beste Zeit zum konzentriert arbeiten ist morgens. Verschwende ich da Zeit mit Organisation und Aufgabenliste schreiben, bin ich schnell aus meinem Workflow raus und meine Konzentration ist dahin.

03 | Kundenprojekte laufen nach Plan

Kundenprojekte sind nicht immer einfach. Du musst Dich immer wieder auf neue Menschen und deren Bedürfnisse einstellen. Gleichzeitig musst Du aber auch alles im Griff behalten und den Kunden durch das Projekt leiten. Ein Projektmanagement System ist da sehr hilfreich. Du kannst gleich zu beginn des Projekts alle Deine Aufgaben auflisten und mit Datum versehen.

So weißt Du immer genau was wann fertig sein muss oder angefangen werden sollte. Du weißt wann Du das Gespräch mit dem Kunden suchen musst für Feedback und ähnliches. Rechnungen gehen rechtzeitig raus und Deadlines werden eingehalten. Du hast einfach den kompletten Überblick und ein System, dass Dich brav jeden Tag daran erinnert was wichtig ist.

Man kann sich einfach nicht alles merken und manchmal ist das Leben einfach etwas sehr fordernd. Die Mamas unter Euch wissen was ich meine. Die Software hilft Euch den Kunden wirklich happy zu machen. Der Kunde fühlt sich gut aufgehoben bei Euch und er weiß immer wann sein Part des Projekts gefragt ist. Er kann sich zurücklehnen und auf Dich vertrauen.

Und genau das ist was den Kunden auch wiederkommen lässt. Wenn Dinge nach Plan laufen, die Kommunikation stimmt und er weiß was er beitragen kann damit alles läuft. Ich habe so oft dankbares Feedback bekommen von Kunden und wurde fleißig weiterempfohlen.

Klar gibt es auch Kunden die schwierig sind, da kann man sich dann schon mal überlegen ob man den Kunden lieber abgibt, damit jemand anderes der vielleicht besser zum Kunden passt diesem helfen kann.

Wir wollen ja helfen und dem Kunden helfen sein Ziel zu erreichen, aber manchmal passt es einfach nicht und das ist ok. Also mach Dir keine Gedanken, wenn Dein Workflow bei 100 Kunden passt und der 101 Kunde will nicht so recht mit Dir warm werden.

Sowas kann man nicht immer verhindern, selbst wenn man mega gut organisiert ist. Aber gut organisiert zu sein kann dazu beitragen, dass Kunden sich entspannen und die Zusammenarbeit doch noch richtig gut wird.

04 | Nichts wird vergessen

Ich bin eine Unternehmerin die viele Interessen hat und demnach auch viele Projekte gleichzeitig anfängt und abschließt. Das macht es für mich spannend und mir wird nie langweilig in meinem Business. Ich bin selten uninspiriert und fast immer hoch motiviert die Dinge anzupacken.

Der Nachteil ist, dass auch enorm viel Denkarbeit jeden Tag in meinem Kopf stattfindet. Man muss dazu sagen, dass mein Kopf nicht wirklich gut Eindrücke von außen filtert. Mein Kopf rattert deshalb fast die ganze Zeit. Mein Projektmanagement System ClickUp hat mir geholfen, selten bis gar nicht mehr etwas zu vergessen. Alles was mir wichtig ist wird mit Datum und teilweise sogar Uhrzeit versehen.

Es wird immer nur dann chaotisch, wenn ich nicht in ClickUp schaue und so mal ein zwei Tage verstreichen lasse. In der Regel hatte ich mir nämlich was dabei gedacht, wann ich was erledigen wollte bzw. hätte sollen. Deadlines, persönliche Anlässe, einfach alles wird mit Datum hinterlegt.

Besonders praktisch ist das für Aufgaben und Termine die nur alle paar Wochen oder Monate stattfinden. ClickUp erinnert mich immer rechtzeitig und macht das auch auf Wiederholung, wenn ich das so einstelle. Das funktioniert sehr zuverlässig und ich vergesse Dinge wie Quartalsplanung, interne Audits und Co nicht mehr. Ich weiß gar nicht mehr wie ich das früher alles geregelt bekommen habe. Ach ja gar nicht haha.

05 | Alles wichtige an einem Ort

Als ich mit solchen Projektmanagement Systemen angefangen habe zu experimentieren, organisierte ich erstmal nur meine Business Sachen damit. Alles private fand auf Papier im Filofax statt. Rate mal was dann ständig an der Tagesordnung war?

Richtig, ich war regelmäßig chaotisch und völlig gestresst unterwegs. Es hat mich überfordert ständig zwei Systeme pflegen zu müssen. Zumal mich das auf Papier nicht wirklich zuverlässig an Dinge erinnert hat.

Ich hatte zig Apps die mir helfen sollten organisiert zu bleiben, aber alles wuselte irgendwann durcheinander und ich verlor völlig den Überblick. Alles änderte sich in dem Moment als ich anfing mein Projektmanagement System ClickUp für alle Bereiche meines Lebens zu verwenden. Als Solopreneure im Besonderen, mischt sich ständig der Privatbereich mit dem Geschäftsbereich. Warum dann nicht alles an einem Ort organisieren?

Mittlerweile bin ich so organisiert, dass ich mich schon fast spießig finde und rebellieren will, aber ich widerstehe diesem Verhalten, weil ich genau weiß, dass es meinem Business und oder meinem Privatleben nicht gut tun wird. Mein Hirn ist gern organisiert und ich brauche das um besser zu funktionieren. Wie ich schon sagte, mein Hirn filtert nicht sehr gut, sondern nimmt einfach mal die volle Ladung Leben auf jeden Tag.

Mit meinem aktuellen Organisationssystem kann ich deutlich besser abschalten nach Arbeit, weil ich weiß im Zweifelsfall steht alles in ClickUp und die Dinge sind im Griff. Ich bin natürlich nicht total perfekt. Nicht, dass jetzt ein falscher Eindruck entsteht. Auch mir passieren Fehler, aber einfach nicht mehr so oft wie noch vor zwei Jahren.

In meinem Kurs Solopreneur Playbook zeige ich Dir mein ganzes System im Detail. Wenn Du das Gefühl hast ständig gestresst zu sein wegen Deines kreativen Business, dann schau einfach mal hier vorbei. Falls Du Fragen zum Kurs hast, schreibe mir einfach eine E-Mail an support@sabrina-linke.de. Dann können wir schauen ob der Kurs Dir helfen könnte und ich beantworte alle Deine Fragen.

Falls Du kein Interesse an einem Kurs hast, dann kannst Du Dich auch gerne für meine Studio Insider Mails kostenlos anmelden. Mindestens einmal die Woche gibt es hilfreiche Tipps und Tricks rund um das kreative Business. Du kannst Dich jederzeit mit einem Klick auch wieder abmelden.

Jetzt habe ich noch eine Frage

Hast Du auch eine Projektmanagement Software? Wenn ja welche und hilft sie Dir tatsächlich oder hält sie Dich eher auf, weil sie kompliziert zu bedienen ist? Schreib es einfach unten in die Kommentare. Ich bin gespannt. Ok genau genommen waren das jetzt zwei Fragen, aber ich war neugierig, denn ich bin ein kleiner App- und Technik-Nerd.