6 Apps die Büro-Arbeit effizienter machen

In meinem Business habe ich über die Jahre viele Apps und Systeme getestet und benutzt, bis ich endlich die Apps gefunden habe, die mir tatsächlich Zeit und Geld sparen. Ich bin organisiert, produktiv und habe mehr Zeit für den kreativen Bereich in meinem Business. Notizen gehen nicht mehr verloren, die Buchhaltung wird zeitnah erledigt und Kunden sind zufriedener denn je, weil ich immer im Zeitrahmen bleibe und sie sich exzellent betreut fühlen.

Leser und Kunden bekommen regelmäßig guten Content geliefert und meine Social Media Kanäle werden nicht mehr so sträflich vernachlässigt. Seitdem ich diese Apps, teilweise miteinander verbunden nutze, habe ich mehr Zeit in der Woche, um die laufenden Projekte zu betreuen und den ganzen Kreativprozess mehr auskosten zu können.

Asana – Projektmanagement

Ohne Asana läuft hier gar nichts. Weder privat noch beruflich. Sämtliche Projektabläufe, meine Content-Kreation, Erinnerungen, Routinen und Produktentwicklungen und mehr sind hier vereint. Ich habe Asana in 6 Bereiche / Teams aufgeteilt.

1. Studio

Hier finden alle Admin-Aufgaben, Tutorials und Ressourcen Platz. Zum Beispiel wie nutze ich bestimmte Apps, wie setze ich ein Angebot auf, wo finde ich gute Musik für Videos für Präsentationen. Es sind immer Dinge die ich ab und zu brauche und nicht erstmal wieder im Netz suchen will oder neu herausfinden will. Das spart Zeit und wenn man einen virtuellen Assistenten hat findet sich dieser schneller im Betrieb zurecht und die Einarbeitungszeit verkürzt sich enorm.

2. Chefsache

Hier sind alle Aufgaben die nur den Chef in dem Fall mich betreffen vereint. Buchhaltung, Jahresziele, Wochenplanung um nur einige zu nennen sind hier zu finden.

3. Service

Alles was Kunden und Kundenprojekte betrifft ist hier gesammelt. Mein CRM, eine Übersicht der Kundenprojekte und die einzelnen Projekte jeweils kann ich hier bearbeiten und überblicken.

4. Produkte / Kurse

Diesen Bereich nutze ich für die Produktentwicklung und Weiterentwicklung. Derzeit arbeite ich zum Beispiel an einem großen Online-Kurs genannt Solopreneur Playbook und im gleichnamigen Projekt sind alle Notizen und Aufgaben vereint die ich brauche um in einem bestimmten Zeitrahmen den Kurs fertig zu stellen. Früher fand sowas in Notizbüchern, auf Post-Its und sonstigen Blättern statt.

Viele Notizen waren unorganisiert und mehr als einmal habe ich den Faden verloren und wurde zu langsam in der Umsetzung. Jetzt habe ich Überblick darüber was ich entwickeln und herausbringen möchte und vor allem wann genau das sein soll. So arbeite ich immer sehr fokussiert an meinem Teil des Studios.

5. Marketing

Social Media Aufgaben, der Redaktionsplan, Ideen für Werbung, Content Upgrades und mehr ist hier zu finden. So behalte ich Überblick über meine Bemühungen guten Content zu bieten und meine eigene Vermarktung. Jedes Business braucht Kunden, aber wenn diese Dich nicht finden und keinen Mehrwert mit nach Hause nehmen können sieht es für Dein Business mau aus. Man braucht eine gute Strategie um alles unter einen Hut zu kriegen und man braucht Überblick damit man nicht seine Authentizität verliert. Mehrwert, Authentizität und der Blick auf das Bedürfnis des Kunden ist Key. Nur so hat man am Ende zufriedene Kunden und ihnen tatsächlich helfen können.

6. Privat

Das erklärt sich fast von selbst. Hier ist alles was nicht Business ist. Ich organisiere damit meinen Haushalt, Feierlichkeiten, Termine, den Essensplan, meine Einkäufe und was sonst noch zu tun ist, wie z.B. im November unseren Umzug quer durch Deutschland von Berlin nach Herbrechtingen. So vergesse ich nicht rechtzeitig Geschenke zu besorgen oder stehe nicht im Supermarkt ohne meine Einkaufsliste, weil ich sie mal wieder auf der Kommode habe liegen lassen. Das Smartphone ist in der Regel immer dabei und so kann ich alles im Blick behalten bei Bedarf.

GSuite – Kalender und E-Mails

Früher nutzte ich Outlook und es war immer wieder sehr schwierig die E-Mails und den Kalender anständig auf Smartphone, iPad und Computer synchron zu halten. Es gab immer etwas das hinten runter fiel und jedesmal vor einer Reise oder einem Tag außer Haus musste ich erstmal viel Zeit aufwenden und testen ob auch alles noch läuft vorsichtshalber. Alles in allem ein Haufen Zeit der verloren ging.

Seitdem ich aber G Suite nutze und die dazugehörigen Apps auf den jeweiligen Geräten läuft es reibungslos. Nichts geht verloren, alles synchron, Sabrina happy. Yay! Wie ich meine E-Mails im Griff behalte habe ich in diesem Artikel geschrieben. Falls Du mit Deinen Mails kämpfst hoffe ich, dass mein Artikel Dir hilft Licht ins Chaos zu bringen.

Den Google Kalender habe ich nach Themen und farblich sortiert. Es gibt einen Kalender für meine privaten Termine, einen für mein Studio und einen nur für Kundenprojekte, damit ich weiß welche Projekte gerade laufen und wo ich einen neuen Kunden aufnehmen kann. Ich habe für das ganze Jahr Zeitfenster eingetragen die ich nach und nach mit Kundenprojekten füllen kann. So überbuche ich mich nicht und habe einen realistischen Überblick wie viele Projekte ich pro Jahr machen kann und muss um ein profitables Studio zu führen.

Terminvergaben und Wartelisten sind so viel einfacher zu managen, weil Du direkt sehen kannst wo Du verfügbar bist und wo es schwierig wird. Der Kunde hat den Vorteil, dass er sicher sein kann, dass sein Projekt zeitnah erledigt wird und mit voller Aufmerksamkeit betreut werden kann. Für mich ist es beruhigend, weil ich weiß was ansteht und ich weiß in welchem Zeitrahmen alles geplant ist.

Evernote – Notizen und Ideen-Sammelplatz

In Evernote packe ich alles was ich an Notizen mache. Finde ich einen tollen Blogbeitrag den ich mir merken will clippe ich ihn in ein Notizbuch in Evernote. Muss ich auf dem Handy etwas notieren kommt es auch in Evernote. Manchmal habe ich aber auch etwas auf Papier das ich nicht vergessen will und so mache ich ein Foto und erstelle daraus in einem Schritt eine Notiz in der App. Auch hier habe ich verschiedene Notizbücher für zum Beispiel Marketing-Ideen, Tutorials für WordPress die ich ausprobieren will oder Gedanken zu neuen Produkten.

Evernote hat den großen Vorteil, dass ich Dinge verschlagworten kann und eine Suchfunktion habe. So finde ich einfach jede Notiz wieder und es passiert nicht mehr, dass ein Zettel aus Versehen im Altpapier landet. Mein Schreibtisch ist mittlerweile auch fast komplett frei von Papier. Ich benutze noch ein klassisches Notizbuch, aber Klebezettel und ähnliches werden nach und nach aus meinem Büro verbannt. Das spart wiederum auch wieder Zeit, weil ich weniger suchen muss und einfach kein Gedanke verloren geht.

Billomat

Ich bin ganz ehrlich. Ich hasse Buchhaltung. Nichts finde ich langweiliger und anstrengender als Buchhaltung. Ich habe kein Problem mit Zahlen und dem Umgang mit Zahlen und Finanzen an sich, aber ich fand es bisher sehr zeitraubend und langweilig. Mir fehlte zum Beispiel eine Schnittstelle zu meinem Shop und so musste ich Bestellungen per Hand übertragen in mein Buchhaltungsprogramm und verlor ab und zu sogar den Überblick bei Buchungen und dem Erfassen von Belegen.

Manche Programme waren zu komplex und mein Anfangssystem mit Excel Spreadsheets war irgendwann nicht mehr zu halten. Seit etwa einem Jahr nutze ich Billomat und bin verliebt. Meine Buchhaltung dauert nur noch wenige Minuten pro Woche, maximal eine Stunde und es ist alles einfach und übersichtlich.

Großer Bonus es gibt eine Schnittstelle zu meinem Shop und mehr Abläufe sind automatisiert sprich ich habe mehr Zeit für andere Sachen. Für Kunden ist es auch angenehmer. Sie bekommen ihre Rechnungen bequem per E-Mail und können über einen Link die Rechnung begleichen. Wieder ein Bereich der effizienter läuft in meinem Studio.

Smarterqueue – Social Media Planung

Früher nutzte ich Buffer für die Social Media Planung, aber ich war nie so ganz happy mit dem Interface und auch nicht damit wieviel Zeit ich aufbringen musste um zum Beispiel meinen Content regelmäßig zu bewerben und zu recyclen. Mancher Content ist einfach auch noch in zwei Jahren relevant und hilfreich und so hätte ich ständig zig Nachrichten von Hand planen müssen.

Bei Smarterqueue ist das anders. Einige Abläufe sind automatisiert, wenn man es einstellt und man findet leichter Content auch von anderen der zum eigenen Publikum passt und hilfreich sein könnte. So hat man den perfekten Mix aus eigenem Content und hilfreichem anderen Content auf seinen Kanälen. Die Verbindung mit Kollegen und Gleichgesinnten wird dadurch auch gefördert. Eine Win-Win-Situation quasi.

Der Preis ist für das was man bekommt und für die Zeit die man mit anderen Dingen verbringen kann völlig in Ordnung. Mein Studio ist seither online viel besser sichtbar und ich werde leichter gefunden, weil ich einfach mehr präsent bin auf allen Kanälen.

Convertkit – E-Mail-Marketing

Convertkit ist genial. Nein das ist nicht übertrieben. Jeder der sich mal mit Mailchimp befasst hat und daran verzweifelt ist braucht Convertkit. Es ist einfach, intuitiv und man zahlt nicht doppelt für Subscriber nur weil sie auf verschiedenen Listen stehen. Bei Mailchimp ist es auch viel schwerer ein Content Upgrade auszuliefern als bei Convertkit. Converkit ist nicht teuer und man spart Zeit, weil man alles sortiert hat.

So kann man sich mit dem eigentlichen Inhalt der E-Mails beschäftigen und muss weniger mit der Technik kämpfen. Convertkit hat eine nur kleine Lernkurve und man versteht es wirklich sehr schnell. Zudem bietet Convertkit eine Menge kostenlose Infos zu Themen im Bereich Blogging, E-Mail-Marketing, Salesfunnels und mehr. Man bekommt enorm viel Service, Info und Produkt für sein Geld.

Ohne diese Apps würde mein Studio nicht so reibungslos und nahezu stressfrei laufen. Es ist genau die richtige Anzahl an Apps so dass es nicht unübersichtlich wird. Sie sparen Zeit und lassen mich mehr wieder auf den kreativen Teil meines Business fokussieren. Alle Apps kann ich auch von unterwegs gut über Smartphone, iPad und andere Geräte ansteuern. Down-Zeiten sind enorm selten geworden.

Wenn Du wissen willst welche Tools ich sonst noch in meinem Studio verwende, dann besuche meine Ressourcen-Seite und Du bekommst einen Überblick über mein Equipment, Bücher die ich empfehlen kann und sonstige Dinge die ich hier im Studio nutze. Welche App ist für Dich im Arbeitsalltag wichtig? Welche spart Dir viel Zeit und lässt Dich effektiver und produktiver arbeiten? Schreibe es einfach in die Kommentare, vielleicht kann ich dann auch eine neue App entdecken.