Nichts ist anstrengender als eine unordentliche Ablage und ein überfüllter Schreibtisch. Man kann einfach nicht produktiv sein und man hat ständig Ärger, weil man wichtige Dokumente übersieht oder einfach nicht findet. Man verschwendet viel Zeit mit Suchen und sich ärgern. Aber das muss nicht sein. Es geht auch viel einfacher und man muss hier und da nur ein paar Minuten aufwenden, wenn man dran bleibt und die Dinge nicht schleifen lässt.

Bei den nächsten zehn Tipps ist sicher mindestens einer dabei, der Dir helfen wird nicht im Chaos zu versinken.

01 | Routinen

Etwas das mir in meinem Business enorm geholfen hat ist einige Routinen zu etablieren. Es gibt feste Tage und Zeiten an denen ich die Ablage erledige und die Buchhaltung aktualisiere. Dann habe ich eine Tagesroutine für mein Business. Diese regelt was ich morgens, mittags und abends mache. Zum Beispiele bin ich zu nahezu festen Zeiten online auf Social Media unterwegs und unterhalte mich mit meiner Community und anderen Accounts. Ähnliches mache ich mit Emails. Ich bin in der Regel maximal zweimal am Tag in meinem Postfach, räume auf und beantworte alles was wichtig ist direkt.

Am Ende des Tages ist der Ablauf immer gleich. Ich überblicke den nächsten Tag, verschiebe Aufgaben von heute auf andere Tage falls nötig und setze mir wichtige Erinnerungen. Zum Schluss leere ich meinen Kopf noch in eine Notiz in Notion und kann so vom Arbeitstag abschalten. Dann wird der Rechner ausgemacht und ich räume auf meinem Schreibtisch und im Büro alles auf, damit ich den nächsten Tag direkt starten kann. Ich bin ein früher Vogel und ich hasse es, wenn ich im kreativen Modus erstmal aufräumen muss, um überhaupt anfangen zu können.

Je besser der nächste Tag vorbereitet ist desto besser kann man in den Tag starten und hat weniger Stress. Manchmal mache ich mir schon mal mein Frühstück fertig am Abend vorher und ich lege mein Outfit für den nächsten Tag bereit. Das sind kleine Steps am Ende des Tages die einen mega Unterschied machen können wie Dein Tag startet.

02 | Workflows

Es gibt Dinge in Deinem Business die machst Du immer wieder. Entwickle dafür einfach Workflows und mache Dir Checklisten und Termine wann Du die Sachen erledigst. Zum Beispiel mache ich montags eine Stunde Buchhaltung und habe dafür eine Checkliste in Asana. Die Aufgabe mit der Checkliste erstellt sich immer wieder neu sobald ich sie abgehakt habe. Sprich sie taucht einfach am nächsten Montag wieder auf und ich kann die Liste abarbeiten.

Gleiches kannst Du auch für Deine Ablage machen. Es gibt bestimmte Abläufe wie und wo Du Daten speicherst oder wie und wo Du sie in Aktenordner ablegst. Gerade bei geschäftlichen Sachen muss man öfter mal Dinge beachten und eine Reihenfolge einhalten. Auch die Aktenvernichtung folgt einem Ablauf. Man muss zum Beispiel Datenschutzrichtlinien einhalten und es gibt Termine wie lange man Dokumente aufbewahren muss.

Alles was immer den gleichen Ablauf hat, kann zu einem Template bzw. Workflow gemacht werden und immer wieder zur Hand genommen werden. Ich mache das wie gesagt in Asana meinem Projektmanagement Tool. Dort sind alle wichtigen Aufgaben, Routinen und Workflows hinterlegt und ich kann schnell und zügig meine Ablage machen. Wenn man dran bleibt dauert sie ohnehin jedesmal nur wenige Minuten oder maximal eine Stunde.

03 | Schreibtisch-Setup

Ein Schreibtisch bleibt ordentlich mit dem richtigen Setup. Ich achte darauf, dass ich nur das auf dem Tisch habe was ich wirklich brauche. Dekoration habe ich so gut wie keine. Maximal eine Pflanze und eine kleine Schale mit Dingen die mich inspirieren und mehr nicht.

Je weniger Du auf Deinem Schreibtisch hast, desto schneller kannst Du ihn auch wieder aufräumen. Alle anderen Sachen die Du nicht ständig brauchst, können in Schubladen und Boxen verschwinden. Tabletts oder Ablagekörbe können zusätzlich helfen all die Dinge auf dem Schreibtisch etwas zusammenzufassen, damit es visuell nicht zu sehr ablenkt.

Schau einfach was Du so brauchst um inspiriert und konzentriert arbeiten zu können. Der Eine braucht viel Klimbim, andere wie ich brauchen eher viel Platz und Weißraum um arbeiten zu können.

04 | Tools

Wenn es um die Ablage und Dokumente geht bin ich ein großer Fan der digitalen Variante. Ich versuche seit ca. 3 Jahren mein Business weitestgehend papierlos zu führen. Zum einen spart das Unmengen an Papier und Zeit beim Schreddern nach den Fristen und zum anderen fällt es mir leichter den Überblick zu behalten auch von unterwegs. Auch der Zeitaufwand für die Ablage hat sich deutlich minimiert. Die meisten Dokumente kommen mittlerweile per Email rein und können dann direkt in der Cloud im richtigen Ordner chronologisch abgelegt werden. Das ist eine Sache von ein paar Klicks und nicht mehr aufwändigen Scanvorgängen etc..

Ich nutze Apps für meine Ablage und Buchhaltung. Daten werden generell in meiner Cloud gespeichert und meine Buchhaltung mache ich in Sevdesk. Ich versuche die Anzahl der Apps und Softwarelösungen, die ich in meinem Business nutze, aber so niedrig wie möglich zu halten und jeder App einen genauen Zweck zuzuschreiben.

Um kein Chaos in die Ablage und die Buchhaltung zu bringen sollte man sich darüber klar werden ob man eher papierbasiert oder digital arbeiten will. Die Entwicklung geht ganz klar Richtung digital, aber wenn für Dich Papier hilfreicher ist dann nutze diesen Weg. Schau einfach, dass Du versuchst so effizient wie möglich Deine Tools dann zu nutzen.

05 | Zeit

Wenn Du wie ich selten Lust auf Ablage und Buchhaltung hast, dann kannst Du Dich selbst ein wenig austricksen. Stelle einen Timer und versuche so zügig wie möglich alles zu erledigen. Wenn Du regelmäßig Deine Ablage und Buchhaltung machst, wirst Du erkennen, dass der Zeitaufwand gar nicht so hoch ist jedesmal. Das wird schon mal einigen Widerstand beiseite räumen.

Wenn das immer noch nicht reicht Deine Laune zu heben, dann überlege Dir eine Belohnung die Du bekommst, wenn Du zügig Deine Sachen erledigt hast. Ich belohne mich z.B. gern damit, dass ich früher Feierabend machen kann und ein bisschen mehr Zeit an dem Tag für Self-Care habe. Einfach mit so ein paar kleinen Tricks arbeiten und Du wirst sehen Du kannst mehr schaffen als Du denkst.

06 | Aussortieren

Damit Deine Ablage und Dein Büro nicht zu chaotisch wird mit der Zeit, ist es auch wichtig auszumisten. Das fängt an bei Papieren die so in Deinem Büro anfallen und geht über zu Dateien. Da sammeln sich Kataloge, Notizen, Sticky Notes und allerhand anderer Klimbim an, wenn man nicht aufpasst und schon hat man das Chaos.

Der Download-Ordner auf dem PC ist z.B. so ein Ort der schnell überquillt mit Dateien. Ich habe es mir jetzt angewöhnt spätestens kurz vor Feierabend alle Dateien dieses Ordners an die richtigen Plätze zu verschieben. Manchmal lade ich am Tag Dinge herunter und mache mir dann nicht die Mühe einen passenden Ordner zu suchen. Wenn ich aber abends die Dateien verräume behalte ich immer die Übersicht und brauche nicht ewig alle Dateien durchzugehen. Man kann sich ja grob merken was man den Tag über runtergeladen hat und warum. Wenn ich manche Dateien erst Tage oder gar Wochen später anschaue, weiß ich manchmal gar nicht mehr warum ich sie eigentlich habe. Dann lösche ich sie und wieder ein paar Tage und Wochen später denke „ich wo ist sie denn die Datei?“.

Ich habe also auch hier ein paar Routinen die mir helfen Ordnung zu halten. Spätestens alle drei Tage wird geschreddert. Müll wird täglich entsorgt und noch vieles mehr das einfach dazu beiträgt, dass mein Büro und mein Rechner so ordentlich wie möglich bleiben. Dauert immer nur ein paar Minuten aber spart so viel Zeit langfristig.

07 | Daten und Papiere sinnvoll sortieren

Dieser Punkt scheint so nahe liegend alles sinnvoll zu beschriften, aber ich habe schon so einiges erlebt, dass ich beschlossen habe den Punkt hier auch reinzubringen. Generell ist wichtig, dass von außen klar ist was drin ist und das gilt für Aktenordner wie für Ordner auf Deinem Computer. Auch die Abteilungen bzw. Unterordner sollten zahlenmäßig eingegrenzt werden. Gerade auf dem Computer ist es lästig und zeitaufwändig ständig bis in die zehnte Unterebene klicken zu müssen um nur eine Datei zu finden. Ich empfehle maximal drei Ebenen zu nutzen. Das reicht meist völlig aus.

Überlege genau was Du wie zusammenfassen kannst. Zum Beispiel habe ich in meinem Business sechs Hauptordner. Einer davon ist Produkte und Services. In diesem Ordner gibt es dann die Ordner der einzelnen Kurse z.B. und die wiederum gehen maximal noch eine Ebene tiefer zum Beispiel mit einem Ordner für die Präsentationen. Insgesamt also maximal drei Ebenen. Das ist sortiert genug, aber nicht zu kompliziert.

08 | Chronologie

Chronologie ist in einigen Bereichen sehr wichtig. Ich habe meine Ordner auf dem Computer z.B. mit Nummern und Hashtags sortiert um die Reihenfolge festzunageln. Ordner mit einem Hashtag stehen ganz oben. Das ist z.B. mein Ressourcen-Ordner oder mein Archiv. Das sind sogenannte Nebenordner die aber oft besucht werden. Alle anderen Hauptordner haben Nummern. Der Produkte und Services Ordner hat bei mir z.B. die Nummer 2.

Dateien und Dokumente kannst Du auch chronologisch ordnen unabhängig von der Art wie Dein Computer sie ordnen würde indem Du die Datei entsprechend benennst. Ich mache das wie folgt. Nehmen wir an Du hast einen Beleg für Deine Buchhaltungssoftware. Dann kannst Du den Dateinamen ändern auf Jahr-Monat-Name der Software. Manchmal macht es auch Sinn den Tag noch mit reinzunehmen, wenn es sich z.B. um einen Brief handelt oder ein anderes Dokument für das ein bestimmter Tag auch relevant ist. Dann wäre die Bezeichnung Jahr-Monat-Tag-Brief an Chef oder sowas in der Richtung.

Wenn Du die Dateien so bezeichnest, kann Du immer sicher sein, dass sie sich in der richtigen Reihenfolge befinden und Du hast schnell einen Überblick darüber was wichtig ist oder ob etwas fehlt.

09 | Archiv-Ordner

Vor ein paar Jahren habe ich auf der obersten Ebene auf meinem Computer einen Archiv-Ordner eingeführt. Hier wandert alles rein was irgendwann aussortiert werden kann. Zum Beispiel kommen dort die Ordner von abgeschlossenen Kundenprojekten hin oder Finanzordner die irgendwann nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden können.

So bleiben die Hauptordner mit denen ich täglich arbeite übersichtlich und ich kann trotzdem darauf zurückgreifen wenn es mal nötig ist. Manche Sachen bleiben auch im Archiv unabhängig von Aufbewahrungsfristen. Einmal im Halbjahr gehe ich dann diesen Ordner durch und schaue was weg kann. So bleibt auch automatisch meine Festplatte immer aufgeräumt.

Den Termin zum Aufräumen des Archivs habe ich als Routine-Aufgabe in Asana wiederum hinterlegt. Du kannst Dir aber auch einen Termin in Deinen Kalender setzen. Hauptsache ist Du machst es in einem angemessenen Abstand regelmäßig, damit die Datenmenge nicht überhand nimmt.

10 | Backups

Und nun zum wichtigsten Punkt. Mache immer ein Backup. Am Besten täglich. Das kannst Du Dir auf Termin legen und von Hand machen oder aber Du kannst ein Tool einrichten. Bei meiner Cloud z.B. konnte ich einstellen zu welchen Zeiten sie sich mit Google Drive synchronisieren soll. Ich habe dazu mehrere Zeitfenster eingerichtet in denen ich höchstwahrscheinlich nicht mit Daten arbeite oder nur sehr begrenzt. Das ist die Zeit rund um 12 Uhr mittags und die Zeit nach Feierabend.

In diesen Zeiträumen stört es nicht, dass die Cloud vor sich hin wuselt. Und ich kann jeden Morgen sicher sein, dass alles aktualisiert ist und ich direkt weiterarbeiten kann. Früher hatte ich mehrere Festplatten Crashs und musste um meine Daten bangen. Jetzt kann mein Computer kaputt gehen und ich habe trotzdem meine Daten doppelt gespiegelt und sicher aufbewahrt. Und was am aller Besten ist, ich kann auch von unterwegs darauf zugreifen.