Ich werde oft gefragt wie ich es immer schaffe regelmäßig Content zu erstellen, meine Kunden zu betreuen und auch noch auf Social Media präsent zu sein. Es ist alles ein Prozess den ich über Jahre nun perfektioniert habe um so wenig Zeit wie möglich aufwenden zu müssen, aber das Beste aus dieser Zeit herausholen zu können.

Es ist eine Kombination aus Hacks und Tools die ich nutze, die mir geholfen haben meinen Stress deutlich zu reduzieren und mein Business trotzdem voran zu bringen. Im Großen und Ganzen gibt es 5 Dinge die ich tue bzw. die organisiert sind, damit ich meine Arbeit optimal erledigen kann und dabei Zeit fürs Wesentliche gewinne.

Ich nutze Apps

Bei meiner täglichen Arbeit unterstützen mich ein paar Apps. Über die Jahre habe ich die Anzahl der Apps sehr reduziert und die ausgesucht, die einen ganz bestimmten Zweck erfüllen müssen. So nutze ich z.B. täglich das Projektmanagementsystem Asana. Asana ist mein Hauptquartier, wenn man so will. Dort sind alle meine Workflows, Termine, Projekte und Aufgaben hinterlegt die ich brauche und erledigen muss. Ich nehme mir regelmäßig Zeit Asana auf dem neuesten Stand zu halten und neue Dinge zu planen.

Wie genau ich Asana aufgebaut habe für mein Business kannst Du übrigens in meinem Kurs Simple Business Systems sehe. Dort gebe ich Dir einen kompletten Einblick in alle meine Systeme, Workflows und Tools. Alle Infos zum Kurs findest Du hier. Aber zurück zum Thema. Asana ist also meine Haupt-App. Dann nutze ich noch den Google Kalender für mein Business als auch privat. Hier laufen alle Meetings und Termine zusammen und ich kann meinen Terminplan mit anderen teilen. Sehr hilfreich, wenn man im Team arbeitet oder mit einem Partner zusammenwohnt.

Dann nutze ich natürlich noch Social Media Apps und Pinterest. Diese sind allerdings eher Traffic-Quellen und weniger Apps mit denen ich Dinge manage. Sie helfen einfach beim Aufbau meines Businesses und ich kann mich mit meiner Zielgruppe unterhalten.

Ansonsten nutze ich noch Apps wie Evernote für Notizen täglich und auch Apps auf dem iPad mit denen ich Mindmaps anlegen kann. Mindmaps sind besonders hilfreich, wenn ich komplexe Gedanken und Projekte irgendwie ordnen will, damit ich einen Plan mit allen Aufgaben erstellen kann.

Generell kann ich Dir nur empfehlen Dir Apps zu suchen die leicht zu bedienen sind und einen klaren Zweck erfüllen. Lange Notizen schreibe ich zum Beispiel nicht in Asana, sondern nur in Evernote in klar strukturierte Notizbücher. Genauso wenig plane ich Projekte in Evernote, dafür lieber in Asana. Man kann auch mit Evernote Pläne erstellen, aber in Asana hat man deutlich mehr Möglichkeiten und eine bessere Übersicht.

Zudem nutze ich noch Apps für die Gestaltung von Grafiken. Ich nutze hauptsächlich die Adobe Creative Cloud, aber auch manchmal, wenn ich unterwegs bin nutze ich Canva. Canva ist auch ein sehr praktisches Tool um Grafiken, Workbooks und Co zu erstellen.

Grundausstattung an Apps ist eigentlich immer ein Projektmanagementsystem, ein Kalender, eine App mit der man Social Media Beiträge planen kann und eine Notizapp. Weitere wie Mindmap Apps und Co kann man dann bei Bedarf mit in die Toolbox packen. Und wie gesagt sie sollten leicht zu bedienen und zu überblicken sein. Wenn Du ständig mit einer App kämpfen musst, dann wirst Du sie langfristig irgendwann nicht mehr nutzen und vielleicht sogar etwas unorganisierter sein.

Meine Lieblingsapps sind Asana, Evernote, Mindnode, Miro, Tailwind und Later. Dies sind auch die Apps die ich entweder täglich oder zumindest alle paar Tage nutze.

Ich delegiere

Gerade wenn Du Einzelkämpfer bist kommt irgendwann der Punkt an dem Du nicht mehr alles alleine schaffst. Du musst dann überlegen was Du abgeben kannst um Dich wieder mehr auf Deine Kernkompetenz konzentrieren zu können. Ich hasse zum Beispiel es die Buchhaltung zu machen. Deswegen bereite ich sie nur noch vor und den Rest macht mein Steuerberater. Das spart mir schon mal eine Menge Zeit.

Ich habe auch in der Vergangenheit Dinge wie Website Wartung oder Akquise delegiert. Jetzt brauche ich das nicht mehr delegieren, aber damals war es echt hilfreich. Es gibt viele Dinge die man an eine virtuelle Assistentin zum Beispiel delegieren kann. Recherche, Aufsetzen von Technik, Website Wartung, Einpflegen von Blogartikeln in WordPress, Gestaltung von Präsentationen und mehr. Schau einfach was Dich immer wieder aufhält und überlege ob Du das nicht lieber abgeben solltest um mehr Zeit für den wirklichen Aufbau Deines Businesses zu haben.

Ich automatisiere

Mittlerweile gibt es viele Vorgänge in meinem Business die ich automatisiere. Nein ich automatisiere keine Kommentare in Social Media Apps. Das ist mir zu unpersönlich. Was ich mache sind z.B. Dinge für meinen Newsletter zu automatisieren und so anzupassen, dass sie persönlich bleiben. So gibt es eine Willkommenssequenz sobald sich jemand für ein Freebie anmeldet.

Mein E-Mail-Postfach wird auch automatisch sortiert. Dazu nutze ich Labels und Filter die neuen E-Mails diesen Labels zuordnen. Kommt ein neuer Absender hinzu erweitere ich einfach die Regel für den Filter und schon wird beim nächsten Mal alles direkt in die richtigen Fächer sortiert.

Ich nutze auch Zapier um z.B. meine Datenbanken in Airtable zu aktualisieren und ich nutze Google Data Studio um automatisch Statistiken erstellt zu bekommen. Wer folgt mir, wie viele Besucher hat meine Website und und und. Ein weiterer automatische Vorgang ist der Verkauf meiner digitalen Produkte und Kurse. Über Funnels und teilweise direkt kann man diese kaufen und wird dann automatisch der Software hinzugefügt die den Kurs oder das Produkt dann letztendlich ausliefert.

Du kannst also überlegen welche Vorgänge du automatisieren kannst um mehr Zeit zu gewinnen, denn Du musst wirklich nicht jeden Vorgang immer wieder neu von Hand machen. Wenn Du z.B. Services verkaufst kann ich Dir das Tool Dubsado empfehlen. Hier kannst Du vom Angebot bis zur Vertragsunterzeichnung alles automatisieren. Dein Kunde findet Dich, füllt einen Kontaktbogen aus, bekommt ein Angebot, danach direkt den Vertrag und zum Schluss die Rechnung. Alles vollautomatisch, wenn Du das möchtest. Du kannst aber auch bei jedem Schritt jederzeit eingreifen falls Dir das zu automatisiert ist.

Ich mache weniger mit mehr Fokus

Früher hatte ich jeden Tag eine To Do Liste von mindestens 20 Aufgaben. Meist habe ich diese Liste nicht bezwingen können und kam mir immer am Ende des Tages wie ein Versager vor. Das lies Stress entstehen und vor allem Frust. Irgendwann habe ich dann mal die Dinge anders angepackt und nicht mehr mich nur auf das typische ackern bis zum Umfallen konzentriert. Ich begann die Qualität meiner Arbeit zu verbessern indem ich weniger pro Tag auf meine Liste packte und dafür daran dann ganz konzentriert gearbeitet habe.

Jetzt habe ich jeden Tag eine Top 3 To Do Liste und dazu maximal noch 5-6 weitere Aufgaben in der Regel. So stelle ich sicher, dass die wirklich wichtigen Dinge erledigt werden. Alles weitere ist Bonus und macht einfach nur happy wenn es erledigt ist. Meine To Do Liste ist dank meiner besseren Planung auch viel übersichtlicher geworden und damit erscheint sie auch weniger angsteinflößend.

Wichtig ist nicht wie viel Du am Tag erledigst, sondern wie wichtig die Dinge sind. Beschäftigt sein hat nämlich nichts mit Produktivität zu tun und kann bis zum Burnout führen wenn man es übertreibt. Glaub mir ich weiß das aus eigener Erfahrung. Ab und zu mache ich auch mal mehr als gewöhnlich und auch mal eine Nachtschicht, aber im Gegensatz zu früher ist das nicht mehr die Regel, sondern die Ausnahme. Was ich auch deutlich an meiner Gesundheit gemerkt habe.

Ich bin heute wieder leistungsfähiger als noch vor ein paar Jahren und insgesamt deutlich sortierter im Kopf. Also mehr Fokus weniger kopfloser Hustle.

Alles hat seinen Platz

Neben all der guten Planung ist aber ein Faktor extrem wichtig. Die Organisation Deine Sachen und Daten. Wenn Du ständig auf der Suche bist verschwendest Du Zeit und Nerven. In meinem Büro hat alles seinen Platz und die Dinge sind auf das Wesentliche reduziert. Gleiches gilt auch für meine Dateien. Sie sind klar in Ordner strukturiert und ich schaue immer, dass dort Ordnung herrscht. Der Download-Ordner wird einmal die Woche aufgeräumt, alles andere wird nach Zweck und chronologisch gespeichert.

Wichtig dabei ist, dass Du keine komplizierte Ordnerstruktur aufbaust. Bei mir gibt es immer nur maximal drei Ebenen insgesamt. Danach folgen keine weiteren Unterordner, weil sonst Du mehr Zeit mit suchen und klicken verbringst als mit der eigentlichen Aufgabe. In meinem Kurs Simple Business Systems zeige ich Dir meine einfache Struktur und wie meine Routine mit Dateien ist. Infos zum Kurs findest Du hier.

Fazit

Du brauchst die richtigen Tools und ein klares System für Deine Planung und Deine Dateien. Nur so kannst Du Deinen Blog und Dein Online-Business weiter aus- bzw. aufbauen. Nimm Deinem Business den Stress und organisiere Dich einmal und nutze Dein System dann so lange es für Dich passt.