So bewältigst Du die E-Mail-Flut in 3 einfachen Schritten

Es ist Montag und Dein E-Mail-Fach ist mal wieder total geflutet mit Nachrichten. Oder nach dem Urlaub?! 528 ungelesene E-Mails! Ein Klassiker. Früher habe ich erstmal aus Frust die E-Mails ignoriert für einen Tag und mich an anderer Stelle mit Organisation und Planung befasst. Mittlerweile lasse ich mich aber nicht mehr von meiner Inbox einschüchtern und greife gleich an.

Seit knapp einem Jahr bin ich auf G Suite und dem dazugehörigen GMail umgestiegen. Ich hatte die Schnauze voll von Outlook und Co, da mir die Ansicht nicht gefiel und das Verschieben von Nachrichten in Ordner ab und zu zur Folge hatte, dass E-Mails komplett verloren gingen. Von Synchronisation auf verschiedenen Geräte die sauber läuft will ich gar nicht anfangen. Es war zeitraubend und nervig immer wieder und so fiel mir der Umzug zu GMail nicht schwer.

Am Anfang war die Oberfläche ungewohnt und ich hatte kurze Zeit Bedenken, ob all der Umzugsaufwand es wirklich wert war, aber mittlerweile kann ich mir keine andere Plattform mehr vorstellen. In der Anfangszeit habe ich auch mein kompliziertes Sortiersystem übernommen und meine zig “Ordner”, bei GMail Labels genannt, angelegt und mich überorganisiert bis ich gar nichts mehr ohne Suche fand. Also machte ich mich auf die Suche und recherchierte ein System nach dem anderen um Dinge mehr und mehr zu vereinfachen. Mittlerweile habe ich ein 3-Schritte-System entwickelt das wirklich funktioniert und Zeit spart.

Ich kriege zum Beispiel zwischen 200 und 300 E-Mails am Tag. Wenn man nicht dran bleibt ist man schnell überfordert und weiß nicht mehr wo man anfangen soll. Viele E-Mails muss man auch eher lesen und weniger beantworten bzw. manchmal reicht es im Lauf des nächsten Tages oder später zu antworten. Ich rufe E-Mails auch nicht mehr stündlich ab sondern nur noch dreimal am Tag.

Was immer noch oft ist habe ich mir sagen lassen. Dazwischen mache ich mein Postfach komplett zu und habe auch keine Benachrichtigungen eingestellt auf dem Handy, iPad oder sonst einem Gerät. Warum? Wenn etwas super wichtig ist wird die Person anrufen und sicher gehen wollen, dass ich die E-Mail z.B. mit Vertragsunterlagen bekommen habe. Alles andere hat Zeit. Punkt. Ich hatte seitdem ich das neue System nutze noch nie ein Problem und die Welt steht auch noch.

Bevor man aber überhaupt an die Bewältigung der E-Mails geht muss man sich erstmal frei machen von den Schuldgefühlen, dass man nicht “schnell genug” reagiert. Für direkte Kommunikation gibt es schließlich Telefone, Chats und das persönliche Vor-Ort-Gespräch. Also erstmal Kopf frei machen und dann auf zum 3-Punkte-Plan um die E-Mails in den Griff zu kriegen und die Inbox im Griff zu behalten.

1. Sortieren und markieren

Ich nutze maximal 10 Labels und 4 verschiedene Markierungen für E-Mails. Klingt aufwändig ist es aber nicht. Meine Labels sind zum Beispiel, Follow Up, Bildung, Buchhaltung, Kunden, Privat, Reisen, Solopreneur Playbook, Shop, Happy Heart Magazine. Der Rest geht ins allgemeine Archiv oder direkt in den Papierkorb.

Manche machen es noch einfacher und haben genau drei Labels. Lesen, To Do und Erledigt. Für mich hat das aber nicht funktioniert, weil wenn ich später etwas finden will es oft einfacher ist die Suche schon nach Thema eingrenzen zu können. Zum Beispiel wenn ich eine Rechnung suche muss ich nicht das Ganze Archiv durchforsten sondern finde sie schneller unter dem Label Buchhaltung. Mir persönlich hat das eine Menge Zeit gespart bisher.

Bevor eine E-Mail aber ein Label bekommt wird sie erstmal markiert mit einem Stern in einer bestimmten Farbe und bei Bedarf zusätzlich als wichtig oder unwichtig, damit GMail lernt wie es in Zukunft mit E-Mails von diesem Absender umzugehen hat. Markiere ich eine E-Mail z.B. als wichtig wird die nächste E-Mail von diesem Absender ebenfalls als wichtig markiert. So sehe ich direkt worauf ich mich als erstes konzentrieren muss.

In meiner Inbox nutze ich drei verschiedene Farben für die Markierung mit dem Stern. Orange heißt heute bearbeiten, Rot heißt Dringend / Wichtig, Gelb heißt Lesen / Später bearbeiten. Sobald ich eine E-Mail mit dem Stern markiert habe, entscheide ich noch darüber ob nachfolgende E-Mails von diesem Absender auch später herausgehoben werden sollen und markiere diese zusätzlich als wichtig. Neben dem Stern erscheint dann eine gelbe Markierung die wie ein dicker Pfeil aussieht.

Sprich jetzt haben alle Nachrichten die zu bearbeiten sind einen Stern in der entsprechenden Farbe und manche zusätzlich die “Wichtig” Markierung. Jetzt geht es zum nächsten Schritt.

2. Bearbeiten

Alle E-Mails sind sortiert, jetzt geht es ans arbeiten an den E-Mails. Zuerst kümmere ich mich um alle die einen roten Stern haben. Manchmal schaffe ich alle relativ schnell, manchmal muss ich gegen Mittag nochmal eine Session einlegen in der ich die wichtigen E-Mails bearbeite. Ich versuche E-Mails immer knapp zu beantworten. Keiner hat Zeit Romane zu lesen und man muss ja auch noch andere Dinge an dem Tag erledigen.

Wenn E-Mails erfordern, dass ich nochmal nachhake oder der Vorgang / das Projekt noch nicht abgeschlossen ist bekommt die E-Mail das Label Follow Up noch zusätzlich. Einmal am Tag gehe ich in diesen Label-Bereich und schaue ob noch irgendwelche E-Mails mit Fragen offen sind und ich mich nochmal darum kümmern muss. Wenn nötig setze ich mir noch eine Erinnerung ins Smartphone um sicher zu gehen, dass ich nicht vergesse diesen Vorgang im Blick zu behalten. Ist kein Nachhaken nötig wird die E-Mail nach meiner Beantwortung archiviert. Sie ist dann immer noch verfügbar aber liegt nicht mehr in der Inbox.

Nach den wichtigen E-Mails kümmere ich mich im Lauf des Tages um die E-Mails die ich heute noch bearbeiten muss oder will, die aber nicht super dringend sind. Sprich die mit dem Stern in Orange. Erst ganz zum Schluss schaue ich nach E-Mails aus dem Bereich “Lesen”. Das sind in meinem Fall meist Newsletter oder sonstige Infos.

Früher änderte ich die Stern-Markierung zum Schluss noch zur Farbe Grün um zu zeigen, dass diese E-Mail fertig bearbeitet ist, aber das lasse ich mittlerweile. Ist die E-Mail archiviert und nicht mehr in der Inbox heißt das ja automatisch, dass sie in irgendeiner Form bearbeitet wurde. Ich entferne nur einfach den Stern stattdessen. So taucht die E-Mail auch nicht mehr im Bereich “Markiert” auf, der standardmäßig in GMail enthalten ist.

3. Regelmäßig filtern

Ich gehe regelmäßig E-Mails und schaue ob ich E-Mails von einem bestimmten Absender überhaupt noch lese oder immer gleich lösche, weil sie für mein jetziges Business nicht mehr relevant sind. Wie z.B. verschiedene Newsletter. Merke ich, dass der Newsletter mich stört und mir keinen Mehrwert liefert, melde ich mich einfach ab. Das spart schon Platz in der Inbox und ich verschwende keine Zeit mit solchen E-Mails. Manche schicken Dir trotz Abmeldung weiter E-Mails, aber die markiere ich dann ganz einfach als Spam und so fliegen sie auch in Zukunft anstatt in meine Inbox direkt in den Spam-Ordner.

Was man in GMail auch sehr einfach machen kann ist, dass man Filter einrichten kann in wenigen Schritten. Zum Beispiel lasse ich eingehende E-Mails von meinem Handyvertrag mit den Rechnung direkt mit dem Label “Buchhaltung” und als wichtig markieren. Ein kurzer Blick auf die E-Mail genügt dann und ich kann sie direkt unter dem Label “Buchhaltung” archivieren.

Suche ich später die Rechnung für meinen Steuerordner kann ich sie ganz einfach finden. Einmal im Monat checke ich ob ich mehr Filter anlegen sollte oder einige löschen sollte. Zu viele Filter können nämlich auch bewirken, dass eine E-Mail aus Versehen mal die Inbox überspringt und bei einem Label untergeht, falls der Absender die Art von Content ändert.

Mit diesen paar Herangehensweisen schaffe ich es fast jeden Tag auf Inbox Zero zu kommen. Bevor man aber mit all dem beginnt muss man sich wie gesagt Gedanken machen, welche Ordner / Labels machen Sinn und zu welchen Zeiten und wie oft möchte man E-Mails am Tag abrufen und bearbeiten.

Wie bewältigst Du Deine E-Mails? Hast Du noch bestimmte Tipps und Tricks? Einfach in die Kommentare schreiben, dann können wir alle etwas Neues dazu lernen. Danke <3 Ich hoffe dieser Artikel war hilfreich für Dich.