In meinem Business habe ich sogenannte Batch Days im Kalender stehen. Batch Days sind Tage an denen ich mich einem bestimmten Thema den ganzen Tag widme. Das kann Content Kreation sein oder ein Strategietag zum Beispiel. Immer im Kalender steht auch der Monthly Duty Day. Mir fiel einfach kein guter Begriff auf deutsch ein, deswegen habe ich ihn einfach aus dem englischen übernommen.
Es gibt Aufgaben in Deinem Business die musst Du vielleicht nur einmal im Monat oder gar einmal im Quartal erledigen. Wenn Du Dir nicht aufschreibst wann diese erledigt werden sollen, vergisst Du sie leicht. Der Monthly Duty Day erinnert mich daran zu checken, welche Aufgaben diesen Monat erledigt werden müssen. Ich habe ihn mir auf Monatsende in den Kalender gesetzt, damit ich für den Folgemonat vorbereitet bin und den Überblick habe.
In Asana habe ich mir diesen Tag als wiederholende Aufgabe eingestellt, so taucht sie auch in meinem täglichen Aufgabenbereich auf, wenn es Zeit ist nach allem zu sehen. Seither bin ich viel organisierter und meine Quartalsplanung läuft reibungslos.
Warum brauchst Du auch einen Monthly Duty Day?
Der Monthly Duty Day fasst all die zahllosen und verschiedenen Aufgaben zusammen die so über den Monat auftauchen. Zum Beispiel die Festplatte aufräumen, das Büro wieder ordnen, Geräte warten, Papier nachbestellen und vieles mehr. Würdest Du diese Aufgaben jeden Tag erledigen bzw. mehrmals die Woche, würdest Du eine Menge Zeit verschwenden und Deine Produktivität würde durch die Unterbrechungen leiden. Wenn Du aber all diese Aufgaben zusammenfasst und an einem Tag im Monat erledigst, bist Du viel effizienter und nichts wird vergessen. Aber wie setzt Du nun so einen Monthly Duty Day auf, damit er Dir hilft und nicht eine riesige Liste von To Dos wird?
Wähle Deinen Tag
Es ist wichtig, dass dieser Tag nicht kollidiert mit anderen wichtigen Aufgaben. Du brauchst Zeit für diesen Tag also schaue, dass an dem Tag keine Termine oder regelmäßige Verpflichtungen stehen. Überlege auch welche Routinen in Deinem Business davon beeinflusst sind. Ist es ein Tag an dem Du immer Besprechungen mit Kunden hast? Wenn ja dann passt dieser Tag nicht. Für mich hat sich der vierte Tag vor Monatsende, weil ich zum Monatsende mir immer einen Überblick über den Folgemonat verschaffen möchte. Viele Rechnungen sind zum Beispiel zum Monatsanfang und zum Monatsende fällig bei mir, daher hilft es sehr genau in diesem Zeitraum sich einen Überblick zu verschaffen.
Wichtig ist auch, dass Du diesen Tag wirklich regelmäßig im Kalender hast. Also setze ihn auf Wiederholung, damit er Dich immer rechtzeitig an Deine Aufgaben erinnert. Und erledige diesen Tag auch, egal ob Du viel oder wenig zu erledigen hast. Wenn Du nicht dran bleibst wird Dir dieser Tag nichts nützen und nur eine weitere Erinnerung im Kalender sein, die Du auf Deinem Smartphone zur Seite wischst. Organisierter bist Du dann immer noch nicht.
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Schreib eine Aufgabenliste
Wenn Du Dich nun auf ein Datum festgelegt hast, wird es Zeit nach den eigentlichen Aufgaben zu sehen. Überlege welche Aufgaben Du jeden Monat erledigen musst um organisiert zu bleiben. Denk zum Beispiel an Steuern zahlen, Buchhaltung machen, Rechnungen schreiben, Webseiten warten und Festplatten aufräumen. Schau was in Deinem Business wichtig ist und setz es auf die Liste. Ich habe zum Beispiel in Asana eine Aufgabe die Monatsroutine (Ende) heißt, dort sind dann Unteraufgaben hinterlegt, die ich dann an genau diesem Tag erledige. Die Liste ist nicht super lang damit ich auch alles schaffe. Man muss ja immer realistisch bleiben.
Etabliere eine “Sammelstelle”
Über den Monat verteilt tauchen vielleicht Aufgaben auf, die sonst nicht wiederkehren, aber nicht sofort erledigt werden müssen. Sollten sie vor Ende des Monats erledigt sein, kommen diese Aufgaben in eine separate Liste. Kann ich diese Aufgabe auch am Monthly Duty Day erledigen, setze ich sie als Unteraufgabe oder Notiz mit in die Aufgabe Monatsroutine (Ende). So verhindert man, dass man ständig tausend Sachen macht, aber nicht fokussiert am Business arbeitet. Es gibt in der Regel nur selten etwas, das unbedingt sofort erledigt werden muss. Pack die Aufgabe einfach in eine Sammelstelle und kümmere Dich darum wenn die Zeit gekommen ist. So ist es aus Deinem Kopf und Asana erinnert Dich daran. Sofern Du Asana nutzt natürlich.
Fazit
So ein monatlicher “Aufräumtag” hilft Dir dabei den Überblick zu bewahren und organisiert zu bleiben. Das wird nicht nur Dich sondern auch Deine Kunden freuen. In meinem Kurs Solopreneur Playbook zeige ich Dir wie ich in Asana mein Business aufgesetzt habe. So kannst Du Dich inspirieren lassen und findest neue Möglichkeiten, wie Du organisiert bleiben und den Stress vermeiden kannst. Ich würde mich mega freuen, wenn Du Teilnehmer des Kurses werden würdest. Mehr Informationen über den Kurs findest Du hier. Bei Fragen schreibe mir einfach eine E-Mail oder eine Nachricht auf Instagram. Dann finden wir heraus ob der Kurs etwas für Dich ist oder die Investition sich für Dich eher nicht lohnt. Ich will mit dem Kurs helfen und nicht einfach blind etwas verkaufen, das Du gar nicht benötigst unter Umständen. Also schau einfach mal auf Seite von Solopreneur Playbook rein!
