Papierloses Büro – was ist das und was sind die Vorteile

Letztes Jahr als es ans Packen für den Umzug in die neue alte Heimat ging, wurde mir klar wieviel Papier ich eigentlich mit mir herumschleppe bei jedem Umzug. Klar hatte ich schon einiges aussortiert, aber es war immer noch so viel, das man hätte aussortieren können. Leider fehlte damals dazu die Zeit (und Kraft – Hallo Burn-Out) und so wanderte wieder ein mächtiger Papierberg in viel zu viele Kisten. Ich hatte es satt und in der neuen Behausung noch mehr, weil ich den gaaaanzen Kram wieder auspacken und verstauen musste. Uff! Papier ist echt schwer, wenn es in Form von Büchern und Ordnern in Kisten verpackt durch die Gegend getragen werden muss.

Zwischen Weihnachten und Neujahr fasste ich dann den Entschluss “2018 wird das Jahr des papierlosen Studios”. Bisher habe ich nur ein papierreduziertes Studio hinbekommen, aber ich bin auf einem guten Weg und eine Menge Papier wanderte bisher durch den Schredder. Vielleicht mache ich es auch nie 100% papierlos, weil ich nunmal auch ein kleiner Notizbuch-Fan bin. Stichwort Moleskine und Paperblanks. Aber wir werden sehen. Ich experimentiere noch mit dem Grad an Papierlosigkeit in meinem Studio der mir angenehm und sinnvoll erscheint.

Was heißt eigentlich papierloses Büro?

Aber nun mal zur eigentlichen Erklärung. Ein papierloses Büro setzt sich zum Ziel alle Unterlagen nach Möglichkeit digital zu verwalten. Es gilt da ein paar Regeln einzuhalten bezüglich der Archivierung, aber im Großen und Ganzen ist es sehr einfach und mit nur wenigen Tools leicht umzusetzen. Du musst Dir nur erstmal klar werden was Du wie in welcher Struktur ablegen möchtest und wer Zugriff auf die Daten erhalten soll. Für mich als Ein-Frau-Betrieb ist das alles sehr einfach bisher gewesen. Ich habe eine Struktur angelegt die für mich nachvollziehbar ist und irgendwann vielleicht durch einen virtuellen Assistenten gepflegt werden kann. Um das papierlose Büro auch weiter durchzuziehen musst Du Dir aber auch eine Routine angewöhnen und versuchen Firmen von denen Du Papierpost bekommst auf digitale Dokumente umzuwechseln. Zum Beispiel Rechnungen bekomme ich nur noch digital und lege sie direkt auch digital ab. Alles andere lese ich, scanne ich und schreddere ich dann danach wenn ich sicher bin, dass es in der digitalen Ablage gelandet ist.

Was sind die Vorteile?

Man findet schneller was man sucht, weil die Dateien mit Datum und Keywords versehen werden können oder einfach nur sehr sinnvoll abgelegt sind. Entscheidest Du Dich für einen Cloud Server wie Google oder Evernote, hast Du auch noch alle Dateien immer dabei egal wo Du bist. Du kannst nichts verlieren, weil eine Festplatte crashed oder Du sie aus Versehen von der Tischkante schubst. Ist uns allen schon passiert oder? Du kannst auch immer noch handschriftlich alles notieren um es besser zu visualisieren. Du musst es nur entweder einscannen oder gleich per Bildschirm wie z.B. mit einem iPad Pro eingeben. Es gibt mittlerweile ziemlich gute Apps die die Handschrift super erkennen und auch relativ gut in Text umwandeln können, falls Du das Geschriebene anders weiterverarbeiten willst. Deine Unterlagen lassen sich somit auch noch bearbeiten.

Was für mich aber auch sehr wichtig war, war der Platz den man gewinnt, wenn man weniger Papier in Ordnern und Kisten herumstehen hat. Mein Büro ist ohnehin nicht sehr groß und jeder Quadratzentimeter ist sinnvoll genutzt. So viel unnützes Papier da auch noch hinein zu stapeln erschien mir nicht sehr sinnvoll. Jetzt komme ich mit einem anstatt zwei Aktenschränken plus Archivkisten aus. Ganz nebenbei spart man auch noch Kosten wenn man Papier vermeidet. Papier, Druckerpatronen, Marker, Kulis und mehr brauche ich kaum noch. Ich finde es auch generell viel einfacher jetzt Ordnung in meinen Unterlagen zu halten, weil alles chronologisch ist.

Was sind die Nachteile?

Für mich überwiegen auf jeden Fall die Vorteile, aber auch die Nachteile sollten erwähnt werden. Solltest Du Deine Daten nicht in einem Cloud Speicher sichern, dann können durch Stromausfälle und die besagten Crashs der Festplatte Daten verloren gehen wenn Du Pech hast. Vielleicht hast Du aber auch mal einfach kein Netz egal ob mit dem Handy oder per Router. Dann musst Du Dir ein Örtchen suchen wo Du das finden kannst um wieder auf Deinen Cloud Speicher zugreifen zu können. Mir ist das hier auf dem Land ein paar Mal passiert, aber bisher konnte ich einfach mein Büro umsiedeln in die Stadtbibliothek oder ein Café und einfach weiterarbeiten. Man muss etwas flexibel und positiv eingestellt sein, dann sollte das eher selten ein Problem sein.

Ein weiterer Nachteil ist, dass nicht jeder digital-affin ist. Es gibt immer noch Firmen und Behörden die auf handschriftliche Unterschriften bestehen und nicht den digitalen Weg gehen. Sprich so ganz papierlos funktioniert es nicht immer. Zudem gelten Cloud-Lösungen als nicht 100% sicher. Immer wieder hört man von Hacker-Angriffen oder Geheimdiensten die in den Daten schnüffeln. Sensible Daten würde ich daher versuchen extra gut zu schützen oder doch auf Papier zu belassen. Speichermedien die nicht mit dem Internet verbunden sind können da unter Umständen auch helfen. Finde ich persönlich nur etwas unpraktisch.

Erste Schritte zum papierlosen Büro

Mit dem papierlosen Büro kannst Du sofort anfangen. Du musst nicht zwingend alle alte Papiere jetzt scannen. Ich habe das gemacht, weil nach dem aussortieren nicht mehr allzu viel übrig war zum scannen. Empfehlen würde ich es aber nicht, da der Zeitaufwand zu groß ist. Lieber würde ich einfach ab jetzt alles scannen was reinkommt oder es auf digital umstellen lassen und das Papier dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen schreddern. Für das papierlose Büro brauchst Du nur wenige Hilfsmittel. Für das scannen von Dokumenten kannst Du eine App auf Deinem Handy verwenden oder verschiedene Tischscanner wie z.B. Doxie oder den Scanner von Fujitsu. Beide Scanner schicken Dir Dateien dann auch in Evernote was ich sehr hilfreich finde.

Wenn Du die Möglichkeit hast dann ergänze Dein Equipment noch um ein Tablet. Ich möchte mein iPad Pro nicht mehr missen. Es spart mir eine Menge Zeit und ist schnell eingepackt für unterwegs. Wenn Du richtig digital arbeiten willst dann schaffst Du Dir am Besten noch einen Stylus wie den Apple Pencil oder vergleichbare Stifte an. Dann fällt das scannen weg und Du kannst direkt auf digitalem Papier schreiben. Ich mach das mittlerweile ganz gerne, weil ich das Geschriebene mir dann besser merken und visualisieren kann.

Der letzte Schritt wäre noch ein analoges Postfach in Form eines Ablagekorbs oder einer Schublade oder ähnliches. Es muss ein Ort sein an dem Du Deine gesamte Post sammeln kannst und dann zum richtigen Zeitpunkt holen und verarbeiten kannst. Du musst nur im Grunde überlegen brauchst Du dieses Postfach ständig sichtbar zum Beispiel auf Deinem Schreibtisch oder an der Wand. Oder reicht es eine Schublade oder Box dafür zu haben. Bei mir ist es so ich muss meine Post sehen sonst vergesse ich mich darum zu kümmern. Die Schubladen-Option fällt daher für mich flach.

Fazit

Papierlos funktioniert selten, aber papierreduziert geht auf jedenfall. Man spart ja nicht nur Papier sondern auch eine Menge Plastik und Metall für Schreibgeräte und Co.. Ein iPad verbraucht zwar auch Ressourcen, aber auf lange Sicht und wenn Du es wirklich nicht alle paar Monate durch das neueste Modell austauschst, spart es meiner Meinung nach Ressourcen und Transportwege die das Papier definitiv nehmen muss. Am Ende muss jeder für sich selbst entscheiden ob das papierlose Büro einem hilft oder dem Kopf im Wege ist. Ich für meinen Teil werde kucken, dass ich so viel wie möglich digital halte, weil das für meine Denkweise besser funktioniert als in tausend Ordnern zu blättern.