Bei der Planung von Projekten und seinen Aufgaben kann man eine Menge Fehler machen. Meist gehen diese Fehler aber auf drei Gründe zurück. Ich selbst habe über die Jahre jeden dieser Fehler gemacht und dadurch eine Menge Stress und Ärger angezogen. Meine Kunden waren oft unzufrieden und ich endete im Burnout.

Falls Du auch der Meinung bist, dass Deine Planung irgendwie nicht so richtig funktioniert, dann schau Dir meine Tipps hier an. Vielleicht geht es Dir dann wie mir damals als mir alles klar wurde und Du erkennst wo es gerade hakt.

Unpräzise Planung

Der erste Fehler bei der Planung ist fehlende Präzision. Ein kleines Beispiel. Nehmen wir an Du willst einen neuen Kurs launchen. Du trägst in Deinen Kalender das Launch Startdatum und das Launch Enddatum ein. Mehr nicht. Jetzt fehlt hier aber eine Menge Info. Zum Beispiel welche Events finden statt um den Kurs zu vermarkten? Welche Inhalte müssen wann fertig sein? Wann muss der Kurs in die Verkaufsplattform integriert werden? So ein Launch hat so viele kleine Puzzle-Teile, da reicht es nicht einfach nur zu wissen von wann bis wann der Launch geht.

Für eine gute Planung brauchst Du Zeit die Du Dir dafür auch nehmen musst. Ich plane z.B. in mehreren Etappen. Da gibt es die Jahresplanung für den groben Überblick, die Quartalsplanung für konkrete Projekte und die tägliche Planung für die Details. Alle Projekte sind nach Priorität sortiert und sie sind nach präzisen Action-Steps aufgesplittet.

Wenn Du ein Mammut-Projekt vor Dir hast, dann hilft es einfach alles in kleine Steps aufzuteilen, damit Du nicht total überfordert bist und auch nichts wichtiges vergisst. Das große Projekt muss eine Deadline bekommen wann es fertig sein muss. Dann kannst Du Dir Meilensteine setzen für Teile des Projekt wann diese fertig sein müssen. Plus Deine Aufgaben müssen aufgeteilt sein nach wann wird die Aufgabe bearbeitet und wann muss sie fertig sein.

Zum Beispiel hast Du einen Meilenstein der heißt „alle Launch-Emails fertiggestellt“. Dann kannst Du Dir Aufgaben setzen für jede Email und ihnen ein Datum weit vor dem Meilenstein geben damit Du rechtzeitig fertig wirst. So entsteht eine To Do Liste die Dich durch Deine Arbeit leitet.

Ich nutze die App Asana für mein Projektmanagement und weiß so jeden Morgen genau was anliegt. Alles schön sortiert nach Departments meines Business und farbig markiert, damit ich sofort erkenne was wohin gehört und was wirklich wichtig ist.

Planung macht keinen Spaß

Zeit nehmen für die Planung ist wichtig, aber es ist auch hilfreich wenn sie Spaß macht. Als es noch etwas überschaubarer war mit meinem To Dos habe ich mich mit einem Filofax, bunten Stiften und hier und da ein paar Stickern organisiert. Jetzt geht das natürlich nicht mehr so gut, weil mein Business ein bisschen komplexer geworden ist. Daher war ich direkt auf der Suche nach einem Tool mit dem ich gut planen kann, aber eben meinen Farbcode den ich brauche zum visualisieren behalten kann.

Hängen geblieben bin ich bei Asana. Hier kann ich auf verschiedenste Weisen mich sortieren. Mal mit Checklisten, mal mit Kanban Boards, mal mit Kalenderansicht. Ganz so wie ich es gerade visuell brauche. Gleiches gilt für meine Notizen. Früher hatte ich verschiedene Notizbücher, Sticky Notes und Wandkalender. Gefunden habe ich natürlich nichts mehr und Ideen wurden teilweise doppelt und dreifach aufgeschrieben und dann wieder vergessen. Das Ende war Chaos im Kopf.

Jetzt ist es viel besser, weil alles an einem Platz ist und visuell ansprechend für mich. Der große Vorteil ist, dass ich produktiver bin und gerne plane, weil es einfach und ansprechend ist. Finde also ein Tool mit dem es Dir Spaß macht Dich zu organisieren, oder das zumindest so aufgebaut ist, dass es zu Deinen Denkmustern passt.

Im Endeffekt kannst Du aber nur Spaß bei der Planung entwickeln, wenn Du Dein Warum kennst. Deine Motivation ist entscheidend, wenn Du Pläne erstellen willst die Du dann auch umsetzt. Ohne Motivation wirst Du Dich schneller auf Pinterest oder auf der Couch beim Netflix schauen wiederfinden als Du kucken kannst. Deine Ziele müssen für Dich Sinn ergeben, sonst wirst Du einfach die Arbeit immer wieder aufschieben und stattdessen andere Dinge tun.

Zu wenig Zeit wird eingeplant

Wichtig bei der Planung ist aber vor allem, dass Du auch weißt wie lange Du für bestimmte Dinge brauchst. Wenn Du das noch nicht so einschätzen kannst, plane erstmal mehr Zeit ein und tracke die Aufgabe ein paar mal während Du sie erledigst. So bekommst Du ein Zeitgefühl und weiß welcher Zeitraum realistisch ist. Zum Beispiel wusste ich nicht wie lange ich wirklich brauche um einen Artikel zu schreiben. Ohne Recherche brauche ich ca. zwei bis zweieinhalb Stunden um einen längeren Text zu schreiben. Die grobe Outline allein dauert dann nochmal 15 – 30 Minuten. Also weiß ich, dass ich pro Tag etwa drei maximal vier Artikel vorausschreiben kann.

Manchmal bin ich natürlich auch schneller, wenn ich besonders im Flow bin. Sobald Du also weißt wie lange die Dinge etwa dauern, kannst Du alles mit Deinem Kalender und Projektplan in Einklang bringen. Du weißt dann, dass Du nicht vier Blog Artikel, zwei Coaching-Calls, die Erstellung eines Freebies und Produktion von zwei Videos in einen Arbeitstag quetschen solltest. Ich habe das schon mal geschafft, aber es war auch ein mega langer und echt stressiger Tag, weil es immer nur Go Go Go hieß und ich kaum Zeit zum Pause machen hatte. Viel gegessen habe ich an dem Tag auch nicht. Ist also nicht sehr empfehlenswert.

Was ich seither mache ist, dass ich mir maximal drei wichtige Dinge für den Tag vornehme. Wenn ich diese Dinge geschafft habe wird der Tag unter Erfolg verbucht. Wenn dann noch Zeit ist mehr zu erledigen, dann arbeite ich noch an Dingen die etwas weiter unten in der Prioritätsskala liegen. Manchmal aber erlaube ich mir aber auch Feierabend zu machen. Gerade wenn ich einen stressigen Launch hinter mir habe, bin ich etwas langsamer unterwegs die Woche drauf. Da wird dann nur das Wichtigste gemacht und danach die Akkus weiter aufgetankt.

Immer auf die Balance achten

Bei all der Planung darf man auch nicht vergessen, dass es auch noch das Leben gibt, das keine Rücksicht auf Deine hübschen Pläne nimmt. Manchmal kommt etwas dazwischen. Jeder kennt das. Deswegen ist es auch wichtig sich ein bisschen Puffer in den Kalender einzubauen oder sich zu erlauben, dass Dinge auch mal einfach verschoben werden müssen.

Früher war ich so strikt mit der Planung, dass mich jede Abweichung einfach mega gestresst hat. Außerdem habe ich Dinge zu eng hintereinander geplant, dass ich keine Zeit mehr zum Durchatmen hatte. Mit einer sinnvollen Planung und den richtigen Tools kannst Du das also alles verhindern.