In meinem Business habe ich einige Routinen die mir dabei helfen alles im Griff zu behalten. Ich habe diese Routinen in Asana meinem Projektmanagementsystem hinterlegt und werde somit regelmäßig an sie erinnert. Diese Routinen umpassen alle Bereiche meines Business. Egal ob es um Finanzen, Marketing, Produkte oder generelle Admin-Aufgaben geht, es ist alles klar strukturiert und auf Termin gelegt.

Mit diesen Routinen habe ich immer den Überblick und kann eingreifen, wenn in meinem Business etwas schief geht. Aber nicht nur ich, sondern auch mein Team hat genauen Einblick und kann mich bei der täglichen Arbeit unterstützen.

Ich habe die Routinen in vier Hauptbereiche eingeteilt nach zeitlichem Ablauf. Es fängt an mit einer Tagesroutine / Wochenroutine, geht über in eine Monatsroutine, dann folgt eine Quartalsroutine und zum Schluß eine Jahresroutine. Nicht alle Aufgaben müssen ja täglich oder monatlich erledigt werden und so ist es praktisch alles in diese vier Kategorien aufzuteilen.

01 | Tagesroutine / Wochenroutine

Die Woche ist bei mir in Thementage aufgeteilt. So ist zum Beispiel der Montag für Planung, Admin und ähnliches reserviert. Der Mittwoch zum Beispiel ist aber hauptsächlich für meine Kunden und die Community online reserviert. Diese Aufteilung hilft mir fokussiert alle meine Projekte voran zu bringen ohne, dass etwas hinten runter fällt und vergessen wird.

Meine Tagesroutine ist dann aufgeteilt in morgens, mittags und nachmittags. Es gibt für jede Tageszeit eine bestimmte Tätigkeit die ich mache und eventuell nur noch einmal an dem Tag wiederhole. Emails zum Beispiel. Ich räume jeden Morgen mein Email-Fach auf und beantworte wichtige Emails. Meist gehe ich dann erst nachmittags nochmal ins Email-Fach und räume wieder auf und beantworte wieder Emails. Dazwischen ist die App zu und ich kann konzentriert an anderen Sachen arbeiten. Keine Pings und andere Sounds die ablenken, wenn eine neue Email da ist.

Ein anderes Beispiel ist die Planung. Ich setze mich jeden Tag kurz vor Feierabend hin, checke Asana und den Google Kalender und plane den nächsten Tag. Aufgaben werden sortiert und diese die ich an dem Tag geschafft habe, werden abgehakt falls ich das vergessen habe zu machen. Wenn mein Kopf besonders rattert an dem Tag. Mach ich noch Notizen in meine Braindrump-Abteilung in Notion oder GoodNotes. Diese kleine Routine hilft mir vom Arbeitstag abzuschalten, weil ich weiß der nächste Tag ist sortiert und ich brauche an nichts erstmal mehr zu denken.

Jeden Morgen sehe ich dann eine saubere Liste in Asana, schön nach Farben der einzelnen Departments meines Business sortiert. Ich erkenne sofort was ist Marketing, was ist Admin, was sind Produkte und so weiter. Alles was pink ist muss etwas wichtiges sein, also schaue ich mir das zuerst an. Wirklich simple aufgebaut aber so hilfreich.

Generell sind meine Routinen aufgeteilt, nach Dinge die ich wöchentlich und welchen die ich täglich tun muss. Kein Mensch kann sich all die Steps merken die nötig sind um alles im Griff zu behalten, deswegen sind diese Checklisten in Asana wirklich Gold wert.

02 | Monatsroutine

Die Monatsroutine findet immer zum ersten eines Monats statt. Hier erfasse ich z.B. meine Statistiken für mein Business wie KPI und Feedback der Kunden. Es findet viel Auswertung und Planung statt in dieser Zeit. Manchmal schaffe ich die Routine an einem Tag, manchmal fließen Aufgaben auch in den nächsten Tag, aber das ist ja nicht schlimm. Bei all der Planung und Routine muss man sich immer etwas Freiraum lassen, damit nicht alles zu starr und stressig wird.

Das Leben passiert ob man will oder nicht. Wenn man dann jedesmal ausflippt, wenn Pläne nicht so laufen wie man sich das vorgestellt hat, dann hat man unnötig mehr Stress. Ich weiß wovon ich spreche, denn ich war mal so überorganisiert, dass es unglaublich viel Druck und Stress erzeugt hat. Das bringt aber weder Dir noch Deinem Business etwas. Aber ich schweife ab.

Generell ist in der Monatsroutine alles erfasst was man nur einmal im Monat tun sollte bzw. tun muss um produktiv zu bleiben. Ganz wichtig bei der Routine ist auch, dass man sich wieder seine Ziele anschaut und überlegt ob diese noch realistisch oder relevant sind. Je nachdem wird dann die Quartalsplanung angepasst.

03 | Quartalsroutine

Wo wir schon beim Thema sind. Die Quartalsroutine findet wie der Name schon sagt immer zum Ende eines Quartals statt. In meinem Business plane ich nur 90 Tage relativ strikt und der Rest der gehört zur Jahresplanung, die ist aber total flexibel. In der Quartalsroutine plane ich hauptsächlich die großen Projekte für die nächsten 90 Tage, setze mir Aufgaben und versehe diese mit Deadlines.

Ich schaue mir aber auch nochmal ganz genau meine Ziele an und definiere neue Ziele dazu. Ich reflektiere was gut und was schlecht lief im letzten Quartal und mache mir eine Menge Notizen. Mein Team und ich besprechen das dann alles und arbeiten an Verbesserungen. Das können z.B. Probleme mit Funnels sein oder generell Probleme die immer wieder auftauchen und behoben werden müssen. Auch neue Ideen und Produkte werden besprochen.

Die Quartalsplanung dauert meist zwei Tage mindestens und der Termin ist eine Woche vor Quartalsende in Asana hinterlegt. Für mich und mein Business hat sich bewährt, dass ich maximal 90 Tage strikt plane, denn alles darüber kann sich zu sehr verändern. Ziele ändern sich, Ideen kommen hinzu, andere Dinge passieren und halten auf, Termine verschieben sich usw..

Als Orientierung nehme ich immer die Jahresplanung und basiere darauf meine Quartalsplanung sofern es noch geht wie gesagt.

04 | Jahresroutine

Die Jahresroutine umfasst hauptsächlich Planung und den Jahresabschluss der Finanzen und Projekte. Bei der Jahresplanung überlege ich welche Launches, Sales und andere Termine ich im nächsten Jahr habe oder umsetzen will. Bei der Planung lege ich nur grob fest in welchem Monat etwas stattfinden soll, aber es gibt oft kein genaues Datum das festgelegt wird.

Das erfolgt immer erst zur Quartalsplanung oder bei der Monatsplanung falls es in der Quartalsplanung übersehen wurde. Die Jahresroutine hilft hauptsächlich dabei einen groben Fahrplan für das kommende Jahr zu entwickeln und Platz zu finden für all die Ideen die noch nicht umgesetzt wurden. Bei der Jahresroutine trage ich mir aber auch wichtige Termine ein die z.B. meine Finanzen betreffen wie Termine für die Abgabe von Steuererklärungen und ähnliches.

Ein großer Bestandteil ist auch die Auswertung des aktuellen Jahres. Wie viel Umsatz wurde gemacht? Welche Ziele wurden erreicht und welche waren unrealistisch? Und noch viel mehr fließt da ein um das kommende Jahr deutlich besser anfangen zu können. Das gehört ja zur Skalierung eines Business dazu. Man muss immer wieder reflektieren und dann wieder planen und anfangen in Aktion zu treten.

Ohne Routine geht nichts

Routinen sind wichtig, damit nichts vergessen wird und der Stress auf einem niedrigen Level gehalten wird bzw. ganz vermieden wird. Überlege Dir also genau was Du in Deinem Business täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise und jährlich machen musst, damit Du am Ball bleiben kannst und Dein Business gesund bleibt. Mach Dir eine lange Liste mit all den Aufgaben, die Du machen musst aufgeteilt nach der Zeit und dann trage alles mit Datum in Dein Projektmanagementsystem ein.

Ich nutze dafür immer eine Aufgabe mit Unteraufgaben, die dann auf Termin gelegt wird und sich automatisch wiederholt, sobald ich sie erledigt habe. In Asana springt die Aufgabe einfach zum nächsten relevanten Datum, wenn ich sie abhake und ich muss sie nicht immer wieder von Hand neu aufsetzen.